Règlement intérieur

I. Adhésion à l’association :

1) Tarif des adhésions :

• Adhésion Consommateurs : Adhésion libre avec minimum de 1 euro par an – Adhésion de soutien 15 € et +
• Adhésion Producteurs : Adhésion libre avec un minimum de 10 euros par an – Adhésion de soutien 40 € et +
• Adhésion Partenaires : Adhésion libre avec un minimum de 10 euros par an – Adhésion de soutien 40 € et +

L’adhésion des structures partenaires est validée par la Collégiale.

La modification du tarif de l’adhésion est décidée en Assemblée Générale sur proposition de la Collégiale

2) Peuvent être adhérents à COllines biO :

• Des producteurs proposant des produits certifiés AB ou en cours de conversion vers l’Agriculture Biologique,
• Des producteurs qui souhaitent s’orienter vers une labellisation AB (l’objectif de l’association étant de favoriser la conversion vers une Agriculture biologique).

Le producteur dispose de 2 ans pour commencer sa conversion en AB. Si au bout de 2 ans d’adhésion à COllines biO, la conversion n’est pas démarrée, soit le producteur décide de quitter COllines biO, soit il passe devant une commission de consommateurs et producteurs. Une prolongation d’1 an peut être décidée en concertation.
Au moment de l’adhésion, le producteur fournit une copie de son attestation MSA ou une attestation d’affiliation RSI pour les artisans.
Point de vigilance sur la communication faite aux consommateurs : Le nom COllines biO porte à confusion. Il est donc important de communiquer le plus clairement possible. Par exemple « Tous les produits sont en AB ou en conversion à l’exception de tel et tel produit (citer tous les produits qui ne sont pas AB ou en conversion )»

3) Participation à la vie associative :
Les adhérents participent à la vie associative en fonction de leur intérêt et disponibilité : Assemblée Générale, Collégiale, Commissions par filière, Présence aux distributions, rédaction d’articles pour la brève, etc…

II. Entrée de nouveaux producteurs :

• Une visite chez le producteur doit être effectuée au préalable par des membres de la Collégiale ou par des producteurs et des consommateurs déjà adhérents.
• L’entrée du nouveau producteur est ensuite validée ou non par la Collégiale en concertation avec les producteurs de la filière concernée.
• Si plusieurs producteurs produisent le même produit, ils doivent se réunir par filière pour décider du meilleur approvisionnement possible pour COllines biO, en concertation avec les consommateurs.

III. Départ d’un adhérent :

• Départ à l’initiative du producteur : De façon à ne pas porter préjudice à l’association, le producteur qui souhaite sortir de l’association est tenu de respecter un préavis de 6 mois. Sauf cas de force majeure.
• Départ à l’initiative du consommateur : Lorsqu’un consommateur souhaite sortir de l’association, Collines bio n’est pas tenu de rembourser les sommes des commandes en cours, à charge au consommateur de trouver un remplaçant. Sauf cas de force majeure.
• Cas d’exclusion d’un adhérent : en cas de faute grave ou de non-respect du règlement intérieur, la Collégiale étudie la situation et peut décider de l’exclusion.

En cas de contestation de l’adhérent, un arbitrage est fait par des représentants de consommateurs et de producteurs, désignés par les deux parties.

IV. Responsabilité des producteurs:

1) par rapport aux produits

• L’achat-revente de produits est interdit.
• Pour les produits transformés, une dérogation pourrait être donnée. En dehors du sucre, sel, les achats extérieurs doivent faire l’objet d’une validation (1 fois par an, une validation est faite en réunion de filière)
• Le producteur est responsable de ses produits jusqu’à la remise directe au consommateur.

En cas de problème ponctuel de qualité d’un produit au moment de la remise au consommateur :

• Tenter de joindre le producteur pour décider si le produit doit être livré.
• A défaut, distribuer le produit sauf défaut flagrant : cette décision est du ressort du producteur présent à la distribution et référent consommateur COllines biO présent. Puis faire un point avec le producteur dès que possible.

2) par rapport au fonctionnement

• Les producteurs adhérents doivent être assurés en Responsabilité Civile professionnelle – COllines biO a sa propre Responsabilité Civile.
• Livraison des produits :
• Le producteur est responsable de la continuité d’approvisionnement. Si le producteur n’est pas en mesure de livrer ses produits, il se charge de trouver un autre producteur pour pallier au manque. Pour cela :
• a. Contacter en priorité un producteur adhérent qui a la même production
• b. A défaut, contacter un producteur en dehors qui pourrait assurer une livraison exceptionnelle.
• Quelle que soit la problématique, prévenir COllines biO le plus tôt possible.
• Le producteur est tenu de livrer les produits et quantités commandées en respectant les plages horaires de livraison.
• Chaque producteur gère ses stocks au local de stockage (pour les produits longue conservation).

V. Engagement des consommateurs :

• Les consommateurs s’engagent à venir chercher les produits commandés. Tout produit commandé est payé, le paiement est effectué à l’avance.
• En cas d’absence prévue, le panier peut être reporté. Le consommateur doit en informer COllines biO 2 semaines à l’avance. Il est aussi possible de transférer la commande sur un autre lieu de distribution. Sinon, les produits seront redistribués.
• Sur chaque lieu de distribution, un consommateur référent est chargé de :
• Assurer la distribution des produits avec un producteur,
• Prendre les inscriptions pour les abonnements et les commandes,
• Transférer les informations et les remises de paiements à COllines biO.

VI. Engagement de Collines bio :

• COllines biO assure la mise en œuvre logistique pour la distribution des produits.
• COllines biO est responsable des équipements mis à disposition des producteurs (lieux de livraison, lieu stockage des produits, transport frigorifiques, respect règles sanitaires …). En cas de défaillance de ces équipements entrainant la perte de produit, l’association en assume la responsabilité.
• COllines biO encaisse des règlements pour le compte des producteurs et reverse aux producteurs l’intégralité des sommes. Charge au producteur de s’acquitter de ses obligations fiscales et sociales.
• COllines biO est responsable des règlements consommateurs. En cas de défaut de paiement d’un consommateur, COllines biO assume le risque.
• Le règlement aux producteurs : chaque producteur envoi un relevé des sommes encaissées pour leur compte par mois. Ce montant est réglé dans le mois suivant par COllines biO.

VII. Les permanences des producteurs :

La distribution des produits est effectuée sur chaque lieu par un producteur et un référent consommateur. Un calendrier de permanences des producteurs pour ces distributions est mis en place par COllines biO, après consultation de leurs disponibilités.
La fréquence des permanences des producteurs est liée au nombre de livraisons (livraisons hebdomadaires, à la quinzaine, mensuellement, prise en compte des saisonnalités dans les produits). Le nombre de permanence est par principe proportionnel au nombre de livraisons.
Par la suite, le chiffre d’affaire pourra être pris en compte en partie pour le planning des rotations.
Les producteurs effectuant des livraisons ponctuellement (moins de 4 livraisons par an) ne sont pas tenus de faire des permanences. Ils peuvent le proposer s’ils le souhaitent.

Les frais de transport pour aller sur les lieux de distribution lors des permanences sont à la charge du producteur.

Il est impératif que chaque producteur :

• respecte le calendrier de permanences. En cas de problème il s’arrange pour échanger son tour avec un autre producteur et en informe Collines biO.
• respecte les horaires de préparation des paniers et horaires de permanence de distribution.

VIII. Fixation des prix :

• Le prix affiché ne doit pas être supérieur à ce qui est pratiqué en vente directe par le producteur.
• Pour le fonctionnement des paniers, les tarifs entre producteurs doivent être les mêmes pour un même produit. Le Prix des produits est à discuter et à fixer en réunion de filières, auxquelles participent les consommateurs (fruits, légumes, laitages, pain, viande,…). Des réunions par filière doivent être programmées au moins 1 fois par an. Les tarifs sont révisés selon la fréquence de 1 fois par an.

IX. Taux de Participation au fonctionnement de l’association :

Le taux de participation est fixé en Assemblée Générale sur proposition de la Collégiale

• Commandes mensuelles :
• Le taux de participation des producteurs est fixé à 10% du chiffre.
• Le taux de participation des consommateurs est fixé à 5% des achats effectués.
• Les personnes justifiant d’un quotient familial inférieur à 750 € pourront demander l’exonération de la participation consommateurs, sur présentation d’un justificatif.
• Abonnements Paniers :
• Des taux de participation au fonctionnement (pour les consommateurs et les producteurs) seront définis et fixés fin 2012 en fonction de la phase expérimentale et du modèle économique qui s’en dégage.

X. Organe de régulation

En cas de conflit, la Collégiale désigne quelques personnes pour assurer la médiation.

COllines biO

Pole Sud – Impasse Alfred Nobel – 26106 ROMANS

Tel : 09 72 26 57 22

Email : collines.bio@gmail.com

http://collines-bio.info/